Guide · Administrateur·rice

Configurer et piloter ton établissement

Tu viens de recevoir ton espace MEMOVIA. Ce guide te mène de la création de tes classes jusqu'au suivi de tes membres, étape par étape.

🚀 Par où commencer

  1. 1Crée tes classes (CAP1A, BTS2B…).
  2. 2Invite tes enseignant·es et assigne-leur une classe.
  3. 3Invite tes étudiant·es, un par un ou par import de liste.
  4. 4Suis l'activation depuis Tous les membres.
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Ton tableau de bord

Tout ton établissement se pilote depuis cet écran. La checklist « Premiers pas » te guide dès la première connexion.

Ton tableau de bord
  1. La checklist Premiers pas t'accompagne en 4 étapes : créer une classe, ajouter un·e enseignant·e, ajouter des étudiant·es, exporter les identifiants.
  2. Les compteurs en haut donnent l'état en un coup d'œil : classes actives, enseignant·es, étudiant·es actif·ves ce mois, et licences utilisées sur ton forfait.
  3. La barre latérale gauche ouvre chaque section : Classes, Enseignant·es, Étudiant·es, Tous les membres, plus les outils.
💡

Suis la checklist dans l'ordre : les classes d'abord, les membres ensuite. Tu pourras assigner une classe directement au moment de l'invitation.

02

Créer et organiser tes classes

Une classe (CAP1A, BTS2B…) regroupe des élèves pour qu'un prof partage un cours avec tout le groupe en un clic.

Créer et organiser tes classes
  1. Menu Classes → bouton Nouvelle classe.
  2. Donne un nom parlant (ex : CAP Menuiserie 1A).
  3. Un code de classe est généré automatiquement. Tes élèves peuvent l'utiliser pour rejoindre la classe eux-mêmes.
  4. Valide : la classe apparaît dans « Vos classes ».
💡

Crée toutes tes classes avant d'inviter tes membres : tu pourras les assigner directement à l'invitation.

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Inviter tes enseignants

Ajoute tes formateurs pour qu'ils accèdent aux outils prof : génération de contenu, quiz live, partage avec les classes.

Inviter tes enseignants
  1. Ouvre Ajouter des membres (barre latérale ou bouton en haut).
  2. Choisis le rôle Enseignant·e (accès avec outils prof).
  3. Assigne une ou plusieurs classes — la sélection est multiple.
  4. Méthode Par email : une adresse par ligne.
  5. Envoie. Chaque personne reçoit un email avec des identifiants provisoires, à personnaliser à la première connexion.
💡

Assigne la classe dès l'invitation : le prof n'aura pas à la renseigner ensuite.

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Inviter tes élèves, même en masse

Même écran, rôle « Étudiant·e ». Pour une classe entière, importe toute la liste en une seule fois.

Inviter tes élèves, même en masse
  1. Ajouter des membres → rôle Étudiant·e, et choisis la classe.
  2. Pour quelques élèves : Par email, une adresse par ligne.
  3. Pour beaucoup d'élèves : Import fichier. Télécharge le template XLSX, remplis-le, puis glisse-dépose ton fichier (.csv ou .xlsx).
  4. Les invitations partent automatiquement à toute la liste.
💡

Vérifie les adresses avant l'import : les emails invalides sont rejetés.

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Suivre et gérer tes membres

« Tous les membres » te donne la vue complète de ton établissement, avec les actions au cas par cas.

Suivre et gérer tes membres
  1. Recherche par nom ou email, filtre par rôle (Tous / Étudiant·es / Enseignant·es) ou par classe.
  2. Chaque ligne affiche le rôle, la ou les classes, et le statut : Actif·ve ou En attente.
  3. Renvoyer l'email : utile si un membre n'a jamais reçu son invitation.
  4. Retirer de l'école : coupe l'accès du membre et libère une licence.
💡

Un membre « En attente » n'a pas encore activé son compte. Renvoie-lui l'email et demande-lui de vérifier ses spams.

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Ton compte

Depuis « Compte & École », tu gères tes informations personnelles.

Ton compte
  1. Modifie ton nom, ton email ou ton mot de passe.
  2. Ce guide reste accessible ici à tout moment.

Questions fréquentes

Combien de membres puis-je inviter ?
Selon ton forfait : le compteur Licences sur le tableau de bord indique les places utilisées et restantes. Besoin de plus ? Contacte-nous.
Un·e enseignant·e peut-il·elle inviter des membres ?
Non. Seul·e l'administrateur·rice invite des enseignant·es et des étudiant·es. Les profs n'ont pas accès à cette fonction.
Un membre n'a pas reçu son email d'invitation.
Dans « Tous les membres », retrouve la personne et clique sur Renvoyer l'email. Demande-lui aussi de vérifier ses spams.
Puis-je libérer une licence ?
Oui. Retirer de l'école à côté d'un membre coupe son accès et libère sa licence, réattribuable à quelqu'un d'autre.
À quoi sert le code de classe ?
C'est le code affiché sur chaque classe. Un·e élève peut l'utiliser pour rejoindre directement la bonne classe.

Besoin d'aide ?

Écris-nous à support@memovia.io ou appelle le 06 51 53 90 17. On répond sous 24 h.